Valeria Stefanco studentessa dell’Università di Brescia intervista il nostro CEO WIlliam per la sua tesi sugli OKR:
V: Come hai scoperto gli OKR e come mai hai deciso di creare una start-up in questo ambito?
W: Ciao Valeria e grazie per questa intervista.
Ero in Australia quando li ho scoperti, cercando su Google in risposta ad un mio dubbio. Lì ci sono molte Corporate grandi rispetto all’Italia e capivo che nonostante i i processi più complessi date le dimensioni, l’innovazione arrivava sempre prima da queste aziende giganti e quindi mi sono chiesto:
”Come fa un’azienda Google ad innovare a questo ritmo? Come fa Amazon a crescere così velocemente? Come gestiscono i processi interni?”
Da li ho scoperto che usavano gli OKR. Ho comprato e letto il libro che è considerato la Bibbia degli OKR “Measure what matters” di John Doerr e ho pensato che si potesse creare qualcosa anche nel nostro di emisfero. Sette anni fa il mercato era giovanissimo anche in America e qui in Italia se ne parlava pochissimo, di conseguenza pochissime persone facevano consulenza OKR. Così una volta rincasato ho fondato LinkHub che è prima di tutto una start-up di software, poi, per accompagnare il software, facciamo anche consulenza e coaching, due cose diverse ma in parte sovrapposte.
V: Cosa fa un Coach OKR e che approccio avete? E’ un processo standard o personalizzato in base all’azienda?
W: E’ un mix, ogni azienda è un mondo a se e quindi quando si lavora sugli obiettivi che sono il cuore dell’azienda, è necessario tarare l’intervento e l’inserimento del sistema OKR su quella specifica azienda. In questo campo comunque o hai un metodo ben definito ed efficiente che accompagni nella gestione degli OKR oppure ti perdi perché non è facile lavorare sugli obiettivi e arrivare alla cultura e al mindset delle persone. L’unico modo per riuscirci è avere un metodo efficace e efficiente nello stesso momento. Il nostro è un approccio molto metodico, il software serve a questo, a rendere standard e strutturato l’intervento che può essere fatto da qualsiasi Coach OKR certificato LinkHub.
Quello del Coach è un lavoro diverso da quello del consulente: il consulente ti dice cosa dovresti fare e noi siamo consulenti nella parte in cui diciamo cosa dovresti fare per inserire un sistema OKR in azienda. Un Coach si affianca all’azienda e prova a strutturare il sistema, a rendere concreto quello che il manager ha in testa all’interno dell’azienda grazie all’aiuto del metodo.
In sostanza, prendo quello che hanno in mente i team e i vari manager e faccio in modo che questo pensiero venga strutturato in una logica di obbiettivi sfidanti.
Come lo facciamo? Attraverso un metodo strutturato e consolidato da anni e inserito all’interno di un software che rende tutto agile e malleabile perché, come saprai, sia le aziende sono diverse l’una dall’altra, ma anche all’interno della stesse azienda i reparti hanno visioni diverse tra di loro e gli obiettivi devono essere quella cosa trasversale che collega ed unisce tutti verso un unico scopo, da qui il nome LinkHub. Creare dei link!
V: Come stabilite gli OKR iniziali e a chi coinvolgere nel processo di pianificazione?W: Più che OKR iniziali, ogni implementazione parte da un progetto pilota: bisogna andare per test e ottimizzare. Di solito coinvolti 5/6 team di diversi dipartimenti che sono in qualche modo connessi tra di loro così che si possa dimostrare la connessione e e la possibilità di allineamento degli obiettivi anche tra reparti diversi.Vengono selezionati team più pronti, già abituati a ragionare per dati: KPI, indicatori e a misurarli periodicamente come Team Sales o Marketing e altri meno abituati come HR e Finance, oltra al Management e andiamo a definire con ognuno i propri OKR per poi connetterli tra loro cercando di far emergere una strategia comune che andremo in seguito a misurare e monitore.
V: Secondo la tua esperienza, qual è il punto più critico che trovate quando un’azienda cerca di adottare gli OKR?
W: La possibile mancanza di strategia. Se vado da un manager con un’azienda strutturata e mi da la sua visione strategica e le iniziative che vuole mettere in campo nell’anno a venire, per me è molto semplice: declino i tuoi obiettivi e la tua visione strategica anche a lungo termine in OKR che sono il ponte perfetto tra strategia ed esecuzione e che aiutino a monitorare che quello che hai in testa e che vuoi raggiungere effettivamente tu riesca a raggiungerlo.
La difficoltà la incontriamo quando le persone o le aziende non hanno idea di cosa vogliono raggiungere. Gli OKR in quel caso più che arma di strategy- execution diventano la bellissima scusa per iniziare ragionare in modo strategico e su cosa vuoi essere e raggiungere da qui a uno/tre/cinque anni. La principale difficoltà è che quando non c’è un strategia il sistema diventa meno efficiente e si deve partire dalle basi. Stai comunque creando tanta cultura, certo sono implementazioni più difficili.
V: I motivi principali che spingono le aziende ad adottare gli OKR quali sono?
W: Confusione: le aziende sono confuse perchè i ritmi sono veloci e si rischia di fare tantissime cose ed essere sommersi dai dati e da qui il secondo motivo: il poco monitoraggio di quello che conta, poca focalizzazione e a volte accade che pensi di avere a disposizione tanti dati e tutto sotto controllo, ma poi alla fine ci si accorge che le cose sono andate e che non abbiamo avuto molto impatto sui risultati.
Così le aziende decidono che è tempo di avere un sistema di gestione che chiarisca a tutti la direzione da prendere e dove l’azienda vuole arrivare. Per farlo si scontra con i due sistemi di gestione presenti (MBO e OKR) e scelgono gli OKR perché sono più agili e perché passano la palla alle persone che non sono visti solo come esecutori.
V: Come si potrebbero aiutare le aziende a garantire che gli OKR siano allineati alla Strategia più ampia dell’azienda
W: Un grande tema, va sotto al cappello dell’allineamento e divide molto MBO e OKR. Il primo lavora sulla cascata che è solo top-down mentre OKR non è ne top-down ne bottom-up ma un allineamento che è un continuo confronto sugli obiettivi, che sono cicli virtuosi da azionare in azienda in modo che ci siano sempre. Mensilmente o trimestralmente i responsabili sono abituati ad avere conversazioni sugli obiettivi. Le modalità di allineamento sono varie, dipende dalla specifica metodologia che stai utilizzando: gli OKR sono un framework, una grande cornice al cui interno ci sono centinaia di metodi diversi. La metodologia di LinkHub usa gli indicatori numerici come sistema di allineamento e connessione tra team sfruttando la differenza tra KR: pochi indicatori chiave e KPI cioè tutti gli altri indicatori che un team dovrebbe tenere sott’occhino.
La connessione avviene così: uno specifico indicatore utilizzato da un team come KR e dall’altro come KPI crea un collegamento oggettivo che aiuta ad allineare i team in un’unica strategia oltre alla review e al feedback costate da parte del referente aziendale.
V: Come fa un’azienda già strutturata ad adottare gli OKR? consiste in un cambio di cultura?
W: Si e potrebbe essere il motivo per cui l’azienda poi si convince ad usarli! Magari ha un sistema poco efficiente creato in casa e poco efficace, per me efficace significaun sistema che motiva le persone, le allinea e crea una forte collaborazione.
Quando un’azienda grande ha un sistema di gestione delle performance che non motiva, non allinea nelle decisioni e non crea collaborazione, si rende consapevole di avere bisogno di un cambio culturale e potrebbe utilizzare gli OKR per creare questo cambio. Trasformano i loro obiettivi in OKR capaci di aggregare e non dividano che motivino al posto che far puntare in basso le persone per apparire brave come gli MBO e così si convincono da sole!
V: Engagement dei dipendenti: qual è il metodo per motivarle nell’adozione degli OKR
W: Dipende in base a cosa misuri come engagement. Per me un dipendente è ingaggiato con gli OKR quando ritiene utile e necessario fare report sui propri obiettivi per dare all’azienda la possibilità di capire se le cose stanno andando bene o male nel suo reparto e per dare a sé stesso un metro di misurazione dell’efficacia di quello che ha messo in campo.
Lavoriamo tutti tanto, ma tante persone non sanno se il mese è andato bene o male. Quando non sai rispondere a questa domanda perché non te la fai è difficile essere ingaggiati e così, come sta andando l’azienda va a finire che interessa solo ai responsabili.
L’ingaggio sugli OKR significa essere interessato ai risultati dell’azienda, quindi essere curioso e capire grazie agli OKR, se le cose sono andate bene o male, utilizzando quel momento di analisi per migliorare.
V: Quali sono gli errori più comuni che commettono le aziende nell’adozione degli OKR?
W: Decine: pensare in breve tempo di partire da zero senza un metodo e una struttura e inserire un sistema per obiettivi. Non si può fare artigianalmente in un’era in cui le dinamiche cambiano continuamente. L’errore grande culturalmente parlando è pensare di poter inserire un sistema che rimanga fisso nel tempo: leggiamo un libro come “Rivoluzione OKR” in cui fa degli esempi e crediamo che quel preciso esempio sia il sistema giusto che calato sulle nostre aree aziendali crea un disegno unico. Pensare che si possa arrivare ad un disegno cristallizzato nel tempo è un errore concettuale. Gli obiettivi non sono una struttura fissa, ma un sistema dinamico in movimento dove dobbiamo creare una serie di equilibri da mantenere nel tempo. L’obiettivo giusto cambia nel tempo e il sistema giusto è quello che consente alle persone di gestire obiettivi che devono mutare nel tempo per essere efficaci.
V: Secondo te ad oggi gli OKR sono applicabili in tutti i settori o ci sono dei limiti?
W: Gli OKR sono uno stato mentale, sono applicabili da quando fai un viaggio a quando hai un’azienda di 5 persone a una di migliaia. Il concetto è: “faccio qualcosa per ottenere un risultato, un outcome” non tanto per fare, ma fare per raggiungere con una visione che mi collega ad un futuro e quindi oggi nel presente prendo questa iniziativa. In tutte le cose, soprattutto quelle importanti, dovremmo avere obiettivi, anche personali. Io ci gestisco la mia relazione o i miei viaggi, ovvio che non tutto entra in un sistema strutturato, ma la mentalità rimane.
Se la domanda è quando ha senso creare un sistema strutturato con un software, la risposta è che ci vuole un certo grado di complessità. Un sistema strutturato e l’utilizzo di una piattaforma, consentono di fare meno fatica con l’allineamento!
Io in generale consiglierei di fare un corso sugli OKR in tutte le università perché il vivere per obiettivi è vivere.
V: Curiosità: perché gli OKR non sono così diffusi in Italia e in Europa rispetto all’America? E’ colpa di mindset?
W: Principalmente è questione di mindset diverso e colpa del fatto che inserire e modificare un sistema per obiettivi in azienda è una cosa che non si fa dall’oggi al domani, così come dall’oggi al domani non cambi l’approccio culturale alle persone, quindi è un mercato lento. Certo è che una volta che scopri gli OKR è difficile tornare indietro.
Avere obiettivi molto sfidanti e misurabili che puntano alla Luna è una mentalità molto americana, poi ci sono dei paesi insospettabili come il Brasile in cui sono molto sviluppati, e paesi più tradizionalisti come l’Italia in cui questa mentalità di misurabilità e di puntare alla Luna fa fatica ad entrare perchè siamo culturalmente molto avversi al rischio e spesso le aziende sono artigianali nell’utilizzo dei dati e nel fare strategia.
Il tessuto italiano è fatto di piccole e medie imprese che guardano al “ferro” più che al dato, e si fa più fatica. Io però sono ottimista, perché come tutte le cose che funzionano piano piano arrivano! Bisogna fare in modo di trasmettere una buona cultura e metodologie che funzionano perché altrimenti si rischia di fare del male a tutto il movimento. Alcuni lo sfruttano come arma di marketing più che come missione culturale, ma iniziative come la tua tesi, questo podcast, l’AIOKR Day che riunisce esperti OKR per discutere del tema, fanno bene ad un movimento che difficilmente prenderà piede velocemente come in altri paesi, ma che piano piano arriverà anche qui.
V: Quali strumenti possono usare le aziende per utilizzare gli OKR?
W: Si può partire da un foglio bianco, da un sistema Excel, ma ad un certo punto diventa necessario l’uso di un software.
Per me esistono 3 livelli in azienda:
- Foglio Excel per ogni dipartimento: strumento poco efficace ed efficiente, soprattutto per quanto riguarda l’allineamento tra team
- Inserire gli OKR in altri tool come: Notion, Jira ecc quindi prendendo più seriamente l’introduzione, ma senza utilizzare un tool apposta per gli OKR
- Chi invece capisce che gli OKR sono il cuore dell’azienda e che fare in modo che funzionino davvero non è banale, ma un vero valore aggiunto e così si affaccia al mercato dei tool OKR. Ne esistono sul mercato una 50ina e in Italia ci siamo noi di LinkHub.
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