Ogni giorno in azienda si parla di numeri.
Viviamo in un mondo sempre più guidato dai dati, infatti, a ognuno di noi è richiesto di saperli leggere, interpretare e influenzare in base al proprio ruolo.
Ma nella pratica, quanti dati servono per guidare un team? 👇
Misura solo ciò che conta
Basta poco per prendere decisioni data driven - basate sui dati - cioè guardare solo pochi numeri: quelli giusti.
AI team sarebbe sufficiente avere da 1 a 3 KeyResult (indicatori di obiettivo) e qualche KPI (indicatori di rischio).
Purtroppo accade che molti team in azienda non godano di questo equilibrio:
- O sono senza dati😩
Se mancano obiettivi chiari e numerici tendiamo a farci guidare dagli eventi, dal caso e dalla routine. Solitamente questo accade in aziende poco digitalizzate, dove la comfort zone regna sovrana 👑Le scelte intuitive potevano funzionare anni fa, quando i pochi dati a disposizione venivano gestiti esclusivamente dal management e non era necessario prendere ogni giorno decisioni importanti, ma il mondo in cui viviamo oggi richiede a tutti, sempre più spesso, di prendere decisioni quotidiane e data-driven; - O hanno troppi dati 😰
All’opposto invece, si trovano tanti team digitali che di dati ne hanno fin troppi e questa abbondanza crea in loro solo tanta confusione. Oggi abbiamo la possibilità di tracciare ogni singola azione che accade online, ma considerare tutti i dati come ugualmente importanti li rende inutili. Nonostante questi team siano circondati dai numeri, finiscono proprio come i primi, a farsi guidare dall’intuito per ricercare tra i dati solo delle conferme alle scelte fatte (che, puntualmente, trovano grazie al confirmation bias).
Le decisioni corrette si prendono guardando solo pochi numeri: Measure What Matters🧘
Due tipologie di dati
In tutte le aziende esistono due tipi di indicatori: quelli di output e quelli di outcome.
Lo scopo è quello fare in modo che tutti i team ragionino in termini di outcome.
- indicatori di output 👉 misurano la parte esecutiva
- indicatori di outcome: 👉 misurano gli effetti di una strategia e della sua esecuzione
La vera differenza tra questi due tipi di dati è che i primi sono controllabili al 100% perché dipendono esclusivamente dall’esecuzione messa in atto dal team: se si ha una buona esecuzione, quei numeri crescono automaticamente.
Alcuni esempi di output:
- numero di chiamate commerciali fatte al giorno
- numero di task concluse alla settimana
- numero di ticket gestiti all'ora
Più importante invece, è il ruolo degli indicatori di outcome. Anche gli indicatori di outcome sono parzialmente influenzabili dai team che, per muoverli nella giusta direzione, hanno bisogno sia di un'ottima esecuzione che di un'ottima strategia.
Per indicatori di outcome si tende tutti i numeri che non possiamo controllare:
- % di conversione nuovi clienti
- fatturato annuale
- marginalità mensile
- NPS di soddisfazione del cliente
- % retention mensile
- turn over aziendale
Quando i team scelgono di usare molti indicatori di output significa che si accontentano di "eseguire bene" ma sono ancora lontani dall’autonomia.
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Parti dalla Strategia 🧐
Per partire con il piede giusto è necessario abbandonare la mentalità da fabbrica old-style (basata sull'efficienza - output) ed abbracciare quella outcome-based (basata sull'efficacia).
Le aziende innovative scelgono sempre l'efficacia rispetto all'efficienza.
Questo porta a misurare dei KPI di output solo quando ci si accorge di avere problemi esecutivi: altrimenti non serve, meglio focalizzarsi sugli indicatori di outcome.
Il consiglio è di partire sempre dalla Strategia. Affannarsi tutto il giorno per completare task che non portano a nessun risultato è un rischio sempre più concreto.
Chi si fa guidare nelle proprie scelte da indicatori di output finisce per rendere veloce l'esecuzione dimenticando il senso di ciò che fa ogni giorno 👉 partendo invece dagli Obiettivi Chiave (gli OKR - prima riga dello Strategy Canvas) ciò non accade.
I Key Result dovrebbero quindi essere sempre indicatori di outcome, mentre per i KPI la scelta è libera.
Un KPI che misurerà l'avverarsi o meno di un rischio (rivolgendosi verso l'alto nello Strategy Canvas) sta monitorando l'efficacia delle iniziative in essere ed è un indicatore di outcome.
Un KPI che, invece, sta misurando l'esecuzione corretta di un'iniziativa (rivolgendosi verso il basso) è un indicatore di output.
Capacità di influenzare ogni numero💡
Come abbiamo visto in precedenza, non sarà MAI possibile controllare completamente un indicatore di outcome.
Il team li potrà solo influenzare 👉 più è bravo e più ci riesce.
Il primo passo è convincere se stessi di poter influenzare i nostri indicatori grazie alla giusta strategia e determinazione. Ovviamente, quella strategia bisognerà costruirla e ottimizzarla nel tempo.
All’inizio è normale che tutti gli indicatori di outcome appariranno come difficilmente influenzabili! Iniziate con il mettere in campo una strategia, sarà poi solo questione di tempo prima di prendere piena consapevolezza dei reali fattori che influenzano quel numero.
Dedicando tempo alla strategia e lavorando sodo, i risultati arrivano sempre 👈
Importante è non cadere nel tranello del tutto e subito: anche se non possiamo influenzare tutto da un giorno all'altro, possiamo sempre farlo in un arco di tempo più lungo 🚀
La scelta del Key Result è fondamentale 📌
In un Sistema OKR, la scelta del Key Result per un team è la parte più importante.
Se si sbaglia ad individuare il KeyResult, si rischia di avere un team che imposta tutta la sua strategia nella direzione sbagliata.
La scelta di questo indicatore di obiettivo dovrebbe sempre ricadere su uno di outcome in parte influenzabile.
Così facendo, tutti i membri del team cominceranno a pensare in termini di risultati prodotti, ripensando periodicamente alla propria strategia (durante i reporting) senza eseguire a testa bassa come se fossero macchine.
Una mentalità outcome-based è molto più stimolante per le persone 💪
Influenzare un outcome è una sfida continua e questo motiva le persone, che rimangono ingaggiate e danno il massimo.
Il Sistema OKR è basato sulla realtà e sulla consapevolezza dei nostri limiti, ed è questo che lo rende il miglior metodo di gestione per Obiettivi. Fornisce una mentalità strategica a tutti i team, stimolando in loro motivazione e coinvolgimento continuo 🎯
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