Il 2020 ha chiarito a tutti come sia possibile lavorare a distanza e creare connessioni virtuali, con tutti i loro pregi e limiti. La chiusura fisica degli uffici di molte aziende ha impedito che tanti colleghi si vedessero dal vivo per lunghi periodi dell'anno, portando i team a lavorare in un ambiente 100% remoto.
Ma quanti possono dire che il proprio lavoro non fosse virtuale già prima della chiusura degli uffici? 🤔
Ciò che cambia tra lavorare a casa e in ufficio è unicamente il contesto che circonda il lavoratore e il suo computer, ma:
- non cambia il modo in cui ci relazioniamo con gli altri (mail, chat, telefonate)
- gli strumenti che utilizziamo (software)
Dato che le riunioni occupano al massimo il 15% del tempo di un lavoratore, significa che per l'85% del tempo il lavoro è essenzialmente uguale a prescindere dal luogo in cui ci troviamo.
📌Numeri alla mano, per l'85% del tempo il team è già virtuale - anche quando siamo seduti di fronte al nostro collega nello stesso ufficio
Saper cogliere i benefici di un team virtuale ☀️
Ciò significa che tutti abbiamo oggi la possibilità di cogliere i benefici dei team virtuali, anche se lavoriamo in ufficio. Basterebbe rendersi conto di essere già un team virtuale in quanto lavoriamo e comunichiamo attraverso dei software e attivarsi di conseguenza per sfruttarne i vantaggi, tra cui:
- Nessun confine spazio-temporale per la ricerca e il reclutamento di nuovi talenti
- Il lavoro per obiettivi consente l'equilibrio perfetto tra lavoro e vita privata
- Possibilità di continuare a lavorare in ogni situazione, dal viaggio in treno alla chiusura temporanea degli uffici
Anche dal punto di vista dei collaboratori, una volta che ci si rende conto che il proprio team è già virtuale 👫 ci sono vantaggi come:
- Maggiore autonomia nella gestione del lavoro
- Maggiore flessibilità per far convivere impegni personali e lavorativi
- Risparmi possibili in termini di tempo e denaro
- Stimolo alla crescita e al miglioramento continuo grazie ad un approccio per obiettivi
Strutturare le comunicazioni nel team 💬
Ovviamente la consapevolezza di lavorare in un team virtuale deve far comparire la necessità di evitare i rischi tipici di un team remoto, tra cui le difficoltà nella comunicazione.
Anche se nella teoria condividere lo stesso ufficio sembrerebbe risolvere questo problema, è ora di aprire gli occhi 👀 il fatto che l'85% del tempo lo passiamo già in un ambiente virtuale di lavoro (perché i nostri occhi fissano sempre lo schermo del computer di fronte a noi) annulla in pratica questo teorico vantaggio, rendendo difficili le comunicazioni anche in ufficio.
E il problema della mancata comunicazione nasce in ufficio esattamente come nasce con il lavoro da casa 👉🏻 è necessario strutturarsi sempre per affrontarlo.
Stabilire periodicamente degli incontri operativi all'interno del team, come i cosiddetti 1:1 meeting settimanali, è senza dubbio la migliore iniziativa. Poco importa se questi incontri vengano svolti in videochiamata (se si lavora da casa) o dal vivo (se si lavora in ufficio): l'importante è strutturare l'allineamento e assicurarsi un flusso costante di comunicazione.
L'importanza degli obiettivi per un team virtuale 🎯
Ancor prima di strutturare la comunicazione, però, è necessario che ogni team definisca i propri obiettivi nessuna squadra virtuale può durare a lungo senza di essi ed essendo ogni team già virtuale per l'85% del tempo, tutti devono fissare i propri.
Non dimentichiamoci che gli obiettivi sono il collante di ciascun team, il punto in comune da cui tutto parte.
Non si tratta quindi di freddi numeri ma di definire uno scopo, un obiettivo qualitativo in cui racchiudere il motivo principale per cui il team lavorerà duro ogni giorno. Questo creerà coesione e metterà in chiaro il ruolo di ciascun membro agli occhi degli altri, favorendo responsabilità e collaborazione: sto parlando della "O" di cui si compone l'acronimo OKR ⭐
Solo dopo aver stabilito l'obiettivo con parole semplici è necessario procedere definendo:
- un indicatore (o parametro)
- un target (con un valore da raggiungere entro una certa data).
Questa è la seconda parte dell'acronimo, la "KR" che compone la sigla OKR: il metodo di gestione più utilizzato per team virtuali.
Per studiare e cominciare ad applicare le regole di buona gestione di un team, puoi seguire il corso dedicato 👉 "Come inserire gli OKR in un team da remoto in meno di un'ora" 📽️ 🍿
Strumenti di lavoro per un team virtuale 💻
Dopo aver strutturato la comunicazione e stabilito gli obiettivi non resterà che dotarsi dei giusti strumenti di lavoro: anch'essi virtuali, come ogni team🤔
Gli strumenti basilari per un team virtuale (quindi praticamente tutti) sono:
- un OKR tool, per la gestione e il monitoraggio degli obiettivi del team. Un tool di questo tipo consente di definire gli obiettivi, assegnare i compiti e svolgere reporting periodici tra collaboratori. LinkHub ha anche la funzione 1:1 per rendere efficaci gli incontri settimanali tra membri del team 🤝🏻
- uno strumento di chat aziendale, come Teams o Slack;
- una repository cloud per mantenere i file condivisi, come Sharepoint, e le note di lunga durata per il team, come Notion. In questi portali è buona norma scrivere le linee guida del team virtuale: dalla cadenza dei meeting alle modalità per chiedere aiuto in caso di problemi.
La creazione di un team richiede sempre pianificazione e preparazione: le modalità di lavoro sono profondamente mutate con l'avvento del digitale e ad oggi la disorganizzazione si paga in termini di efficienza ed efficacia.
A prescindere che si lavori ognuno nella propria casa o tutti nello stesso ufficio, in ufficio o su un treno, il nostro lavoro non può ormai che definirsi virtuale e deve ricercarne i benefici...organizzandosi di conseguenza.
La sfida è lanciata 🚀
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