Se abbiamo già letto di OKR, una cosa l’abbiamo capita: la teoria degli OKR è molto snella e semplice, poche regole da seguire anzi, solo due:
- Prima Legge OKR: Non valutare le persone sulla base degli obiettivi 🙅Gli obiettivi devono servire a dare una direzione e a stimolare le persone. Mai utilizzarli per valutare, questo porterebbe nel tempo ad assegnare obiettivi facili da raggiungere, bloccare il miglioramento continuo e innescare un ciclo conservativo dannoso.
- Seconda Legge OKR: gli obiettivi devono essere sfidanti 🤸Cosa significa? Significa dare obiettivi quasi impossibili per spingere le persone a dare il massimo consapevoli che non verranno valutate sulla base di questi
Ma è quando si passa alla pratica che iniziano a verificarsi i primi veri ostacoli! 🛑
Troppo spesso i team non riescono a ricavare dai propri OKR il giusto grado di efficacia e di valore che ci si attende da un metodo ormai utilizzato globalmente dalle più grandi multinazionali. A volte il motivo per cui i team non raggiungono il valore atteso dalle proprie strategie risiede in errori tanto facili da commettere quanto semplici da evitare!
Ci sono moltissimi articoli che trattano di errori da evitare con gli OKR, essendo tante le realtà che utilizzano questa metodologia: determinati team e organizzazioni possono essere più portate a “commettere” specifici errori, ad esempio per la natura del team o degli obiettivi che ci si prefissa.
Per questo motivo, in questo articolo prediamo in considerazione tre tra gli errori più comuni, e per ognuno di loro vedremo un modo per evitarli grazie ad un’iniziativa concreta da mettere in campo, così da massimizzare davvero l’impatto che il sistema OKR può generare nei team e nelle persone.
I tre grandi errori 👇
1️⃣ Mancanza di focus: impostare troppi OKR in una fase iniziale del percorso 🥴
Spesso, soprattutto all’inizio di un percorso con gli OKR, viene naturale inserire all’interno del sistema per obiettivi tutto quello che facciamo nella nostra quotidianità, sia parlando di concetti (quindi Objectives) che di numeri (KeyResult). Sappiamo però che il sistema OKR è un sistema focalizzante, che non ha lo scopo di comprendere il 100% delle nostre attività, ma che piuttosto, ci obbliga a fare delle scelte, includendo solamente quegli aspetti che ad oggi sono la nostra priorità. Ecco perché è importante chiarire subito pochi obiettivi, davvero importanti (e misurarli finché lo sono ancora), associandoci pochi numeri da tracciare (KeyResult).Non esiste un numero minimo o massimo di Objectives e KeyResult, ma la regola del less is more vale anche qui, “meno sono meglio è”, sapendo che più numeri abbiamo da monitorare, meno tempo avremo da dedicare ad ognuno di essi.
Per questi due/tre Objectives, può essere efficace “prioritizzarli” ulteriormente, assegnando loro un “peso” in termini di importanza per avere un livello aggiuntivo di divisione in base alle priorità (es. il 100% comprensivo di tre OKR è diviso tra 50% sul primo e più importante, 30% sul secondo e 20% sul terzo). Questo sistema può essere utile per farci rendere conto se abbiamo “segmentato troppo”: se infatti abbiamo tanti Objectives, è probabile che qualcuno di essi avrà un peso minimo, quindi possiamo sfruttarlo per capire effettivamente su quali di essi valga davvero la pena fare report e quali invece eliminare.
Questo tipo di approccio ci aiuta inoltre a ponderare meglio - alla fine di ogni mese - i risultati raggiunti.
Ad esempio: abbiamo ottenuto un buon risultato su un OKR, ma guardando la divisione delle priorità ci accorgiamo che era quello a cui avevamo attribuito solo il 20% dell’importanza, mentre sull’OKR più “prioritario” il risultato è stato sotto le aspettative. In questo caso, a posteriori, il sistema OKR può esserci d’aiuto per analizzare come abbiamo distribuito il tempo appena trascorso e nel caso prendere iniziative per il mese successivo in modo da gestire meglio le diverse attività.
2️⃣ Set and forget: settare il nostro sistema OKR e dimenticarcene 🤷
Possiamo dedicare moltissimo tempo con il team a decidere quali OKR creare, ma se ci dimentichiamo di misurarli alla fine di ogni mese o trimestre, sarà stato un lavoro inutile. Tanta parte degli OKR si basa sul misurare i risultati raggiunti e sfruttare questo momento per fare strategia. E’ importante evitare di scegliere la periodicità sbagliata, definendo quella più efficace sulla base degli OKR inseriti: sicuramente un consiglio è quello prendersi un momento, almeno una volta al mese, ma mai più frequentemente, altrimenti si rischia che le iniziative pensate non si realizzino nemmeno. D’altra parte, è poco efficace anche aspettare troppo per misurare i risultati facendolo magari solo una volta nell’arco di un anno, piuttosto, prendiamo l’Obiettivo annuale e “dividiamolo” in sotto-obiettivi trimestrali - più operativi - trasformando quell’Obiettivo annuale in un percorso su cui fare strategia altre volte durante l’anno.
Attenzione anche a dimenticarsi dell’esecuzione: se prima il rischio è dimenticarsi di misurare i risultati, in questo caso il problema è dimenticarsi di mettere in campo quelle azioni o iniziative che abbiamo pensato per provare a raggiungere gli Obiettivi che ci siamo dati. In questo caso, un consiglio può essere quello di fare un check periodico (anche più frequente, settimanale, bisettimanale…) sulle iniziative definite con lo scopo di evitare di arrivare al momento del reporting mensile e rendersi conto di non aver portato avanti la fase esecutiva.
Un consiglio: non perdere il ritmo! E’ più importante prendersi sempre un’ora al mese per gli obiettivi, piuttosto che perdere il ritmo e misurare gli obiettivi troppo tardi. Se questo mese abbiamo meno tempo, non importa: basta mezz’ora per fare una misurazione!
3️⃣ Utilizzare gli OKR come una check-list di attività ✔️
Gli OKR ci aiutano nella “strategy execution”, cioè nel mettere in campo una strategia accompagnata dall’esecuzione. Sono uno strumento strategico che ci connette comunque all’esecuzione.Ci sono casi in cui questi due momenti si legano all’interno di un KeyResult: non è sbagliato fare strategia scegliendo un indicatore di output (es. % completamento di un’iniziativa). In questo caso, il momento strategico sarà utile per pianificare le fasi di questo “percorso”, prevedendo delle scadenze, e fermandoci a queste scadenze per misurare di volta in volta dove siamo arrivati.
Nella teoria esiste una netta divisione tra strategia ed esecuzione, ma nella pratica questa alle volte svanisce: è troppo semplice dire “non mettiamo indicatori di output negli OKR” perché gli OKR devono farci trovare indicatori utili e se in questo momento è utile fermarci ogni mese e ragionare su come sta avanzando dal punto di vista meramente esecutivo questo progetto complicato, allora non rincorriamo la teoria e scegliamo questo indicatore!
Gli errori da evitare utilizzando gli OKR sono tantissimi, ma se rimaniamo focalizzati e cerchiamo di rendere gli OKR uno strumento utile a supporto del team gestendoli in base alle esigenze, allora sarà più facile evitarli e non cascarci!
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