Tutto il mondo si sta muovendo verso il lavoro asincrono perché garantisce maggiore efficienza.
Di cosa si tratta? 🤔
In poche parole, della possibilità di lavorare insieme pur non dovendo fare le cose in contemporanea.
Una riunione è sincrona, una chat è asincrona.
Un telefonata è sincrona, un messaggio vocale è asincrono.
Da quando tutto si muove così velocemente, dalle informazioni ai cambi di contesto, tutti siamo obbligati a prendere decisioni rapide ogni giorno, e la nostra concentrazione è messa a dura prova.
Il lavoro sincrono è la maggior causa delle continue interruzioni 🌪️
Per questo motivo negli ultimi anni sono cambiati anche i sistemi di gestione per Obiettivi che, da lenti e piramidali (gli MBO), ora sono stati rimpiazzati da sistemi agili e interconnessi (gli OKR) 🎯
Un aspetto culturale degli OKR è la loro capacità di allineare fortemente tutti i team aziendali alla mission, così da avere persone sempre coscienti dell’importanza del loro operato quotidiano.
Allineare i team però, non è cosa facile e spesso si rischia di cadere nella tentazione di forzare l'allineamento tornando a concentrare le decisioni nel solo team di management 🙅
In un buon sistema OKR l’allineamento tra team e mission aziendale viene effettuato con sistemi asincroni di allerta, basati sugli indicatori aziendali: KPI e Key Results.
Nella maggior parte delle organizzazioni i KPI vengono già misurati periodicamente, ma hanno un’efficacia marginale fino a quando non vengono resi significativi.
Applicando un buon sistema di gestione per Obiettivi, invece, ogni numero acquisisce valore e i team potrebbero utilizzarli anche per assicurarsi di remare sempre nella stessa direzione 🚣♂️
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I principali errori da non fare con i KPI 💥
Il primo grande errore è pensare che i KPI servano per misurare quanto stiamo facendo bene, quindi quanto sta funzionando la nostra strategia. Quello, invece, è il compito degli OKR!
Un altro errore è quello di utilizzare i KPI come sistema di allerta (bene!) e di allineamento, ma pensare che questo sia sufficiente senza darsi delle regole e aprire dei duri confronti di allineamento.
Infine, l’ultimo errore comune è quello di pensare che ogni team abbia bisogno di guardare solo numeri sotto il proprio stretto controllo e responsabilità. Nella realtà, purtroppo, capita spesso che una parte rilevante dei risultati dipenda da fattori più influenzabili da altri team rispetto al nostro: vanno comunque monitorati e tentati di influenzare, magari coinvolgendo gli altri team.
Come sfruttare al meglio il potenziale dei KPI 🛎️
Il metodo OKR insegna che per migliorare i risultati del team è fondamentale concentrarsi su POCHI numeri rilevanti, ovvero sui risultati chiave (KR) 🧮
Solitamente, invece, i KPI monitorati per ogni team sono molti di più perché grazie a loro le strategie vengono ottimizzate attraverso i dati.
Inoltre i KPI sono degli ottimi alleati per rendere il più possibile costruttive le collaborazioni tra team in quanto sono numeri e oggettivizzano le potenziali incomprensioni che si possono creare.
Delle possibili regole aziendali di confronto sono molto importanti per garantire confronti efficaci e costruttivi, come:
- ricordarsi all'inizio di un confronto che tutti quanti lavoriamo per un obiettivo comune, la North Star aziendale 🌟
- ogni buon rapporto tra team si basa su fondamenta solide, quindi deve essere costruito su un KPI numerico di allineamento 🔢
- ognuno dei team coinvolti condivide dove vuole portare questo indicatore (come valori e in quanto tempo), in modo che sia possibile accordarsi sulle iniziative da prendere. Il KPI aiuta a settare le giuste aspettative rispetto all’operato dei propri colleghi, anche di altri team 🤝
Alcune azioni e consigli pratici 🛠️
- Provare a proporre ad un team con cui solitamente si collabora la condivisione di un KPI per mantenerlo sempre monitorato e garantire l'allineamento;
- Organizzare un incontro di confronto con altri team quando si verifica un disallineamento, ovvero scatta il KPI di allerta, per definire insieme una direzione comune;
- Provare a chiedere ad un altro team con cui collaboriamo spesso se sta monitorando dei KPI che potremmo utilizzare per riallinearci in modo asincrono con loro.
Come visto, scegliere un sistema di gestione agile come gli OKR e utilizzare i KPI per renderlo asincrono e allineato è un ottimo modo per lavorare nel contesto attuale, in continua mutazione.
Se vuoi approfondire gli aspetti teorici e metodologici degli OKR puoi:
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