Nel mondo di oggi le informazioni sembrano essere dappertutto ma quelle giuste rimangono a volte maledettamente difficili da trovare.
Per essere di valore un'informazione deve avere 2 caratteristiche:
- essere facile da reperire
- essere affidabile 👨💻
Se per le nostre ricerche personali sembra assurdo rinunciare al web, prendere la nostra bici 🚲 e dirigerci in biblioteca per spulciare libroni, nelle aziende tutto questo succede ancora (...sì, bici esclusa 😀 )
Anche nelle aziende di oggi, infatti, dovrebbe essere considerato assurdo conservare tonnellate di faldoni e riaprirli ogni volta alla ricerca di informazioni importanti...purtroppo in molti casi è ancora così. Quello che più preoccupa, però, è come succeda anche in aziende innovative.
Quelle innovative che si salvano dalla carta, infatti, spesso cadono in un nuovo tipo di faldoni: le cartelle del proprio server o quelle del PC aziendale, infinite e disordinate 😵
Siate sinceri: quanti di voi faticano a distinguere l'immagine di sfondo del PC per colpa della quantità di cartelle e file incollati lì sopra? 😩
In fondo - se ci pensiamo bene - non c'è differenza tra un desktop pieno di file, cartelle e programmi e una mensola piena zeppa di faldoni.
Polvere a parte:
- le informazioni sono confuse ❌
- spesso i documenti non sono aggiornati perché esistono dei doppioni ❌
- si rischia di perdere facilmente qualche dato❌
Come sempre non basta la tecnologia per organizzarsi: bisogna sfruttarla e solo allora porterà valore al lavoro.
Nel tempo del Lavoro Agile, dove tutto deve essere accessibile e condivisibile, questi errori non sono più concessi. Per lavorare insieme e con valore, anche in smart working, bisogna organizzare i file nel modo giusto.
Farlo è semplice: basta usare i tool cloud con in testa i propri Obiettivi Chiave 🗃️👇
Il mercato dei software di gestione file offre (come sempre) una vasta scelta. Le versioni business di OneDrive, DropBox e GDrive possono rendere i documenti aziendali accessibili e sicuri: sì, molto più sicuri di un piccolo server aziendale 💀
Questi tool di gestione file rendono intelligente la loro archiviazione, li taggano in automatico e li sottopongono a salvataggio automatico delle versioni (cosiddetto "versioning") e backup continuativo.
I desktop sono svuotati, le cartelle organizzate e trovare ogni file diventa questione di pochi secondi, anche in archivi immensi 💪
In più, diventa semplice gestire i privilegi di accesso rispettando i limiti di sicurezza e la normativa GDPR sulla privacy.
Organizzare i documenti in modo efficace è fondamentale per ogni azienda innovativa nella sua corsa verso obiettivi ambiziosi ⛳
Per poter scegliere lo strumento migliore da usare il consiglio è sempre uno: partire dai propri obiettivi. Molto spesso infatti la ricerca lenta e - soprattutto - la possibilità di perdere file importanti è un grande rischio per molti dei vostri obiettivi.
Una volta fatto questo collegamento Obiettivi ➡️ Rischio avrete una maggiore motivazione nell'investire sulla migrazione al cloud, cioè su una ➡️ Iniziativa che abbassa quel rischio.
Se invece non avete ancora una Strategia aziendale e vi viene difficile pensare ad Obiettivi precisi, potete usare lo STRATEGY CANVAS per creare la vostra Strategia da zero in pochi minuti. Puoi scaricarlo 👉 QUI e leggere la guida per la sua compilazione sul nostro RiskBlog 👉 https://www.riskhub.it/blog/strategy-canvas
PS: non dimenticarti di automatizzare quella Strategia una volta fatta, guarda cosa è in grado di fare RiskHub 😜
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