Un tempo i report che il management richiedeva periodicamente ai propri dipendenti consistevano in lunghe pagine da compilare e tanta carta.
Una volta inviati, i report venivano poi letti raramente dai loro destinatari mentre creavano un doppio problema all'organizzazione:
- per chi stava "in basso", rappresentavano lo strumento perfetto per sgravarsi dalle responsabilità
- per chi stava "in alto", davano una falsa sensazione di avere tutto sotto controllo quando - in realtà - non c'era mai tempo per leggerli tutti con attenzione
👉 Per questo le nuove organizzazioni hanno cambiato il modo in cui monitorano il lavoro 👈
Ad oggi non esistono più quei lunghi report in Word o Excel, ma delle piattaforme strutturate in cui ogni team mantiene autonomamente monitorata e aggiornata la propria situazione:
- riguardo il raggiungimento degli obiettivi prefissati (lato strategico)
- riguardo il corretto avanzamento delle iniziative aziendali (lato esecutivo)
Non significa che i report siano totalmente scomparsi, solo che si sono adeguati ai tempi cambiando forma e finalità.
Nelle organizzazioni di oggi - infatti - i report non rappresentano più uno strumento di controllo da parte del management bensì un meccanismo di monitoraggio esecutivo all'interno del team e di allineamento strategico con gli altri team.
E' venuta quindi meno la necessità che il management rimanga costantemente informato anche sul lato esecutivo (quindi sull'andamento di ogni singola iniziativa), preoccupandosi soltanto dei risultati e lasciando autonomia ad ogni team di definire la propria strategia.
Questo è il vero lavoro per obiettivi 🎯
Il miglior strumento di monitoraggio esecutivo per un team i check-in periodici sullo stato di un'iniziativa: svolti con la giusta cadenza dagli owner delle diverse iniziative, con un click del mouse e senza dispendio di tempo, sono il miglior strumento per evitare eventuali blocchi esecutivi.
In cosa consistono i check-in ✅
Lo strumento di monitoraggio esecutivo in LinkHub sono i cosiddetti check-in, cioè momenti di riflessione legati ad ogni iniziativa dove l'owner aggiorna il team sull'andamento:
- semaforo verde 👉 tutto a posto, l'iniziativa procede bene
- semaforo rosso 👉 c'è un problema che va affrontato
I check-in rappresentano un sistema asincrono di monitoraggio esecutivo, al contrario dei sistemi di monitoraggio esecutivo alternativi come i 1-to-1 o gli stand-up meeting che sono sincroni - cioè richiedono che almeno due persone si incontrino nello stesso momento per poter essere effettuati.
I vantaggi dell'essere uno strumento asincrono sono diversi:
- ognuno può svolgere i check-in nell'orario in cui vuole 🕰
- non bisogna fissare appuntamenti a calendario per monitorare l'esecuzione 📅
- il monitoraggio avviene sempre nei tempi corretti perché può essere fatto singolarmente, senza doverlo concordare nulla con i colleghi ✔
La squadra si riunirà così a parlare di esecuzione solo in caso di blocchi e problemi - eventualmente con delle riunioni ad hoc.
Le riunioni del team di cui si parla di OKR sono Reporting strategici: non devono servire per monitorare l'esecuzione 📌
Ogni quanto l'owner deve fare check-in? 👷
La tempistica dipende dalla singola iniziativa.
In LinkHub ad ogni iniziativa può essere assegnata una diversa frequenza di monitoraggio:
- ogni settimana
- ogni due settimane
- ogni mese
- mai
Ci saranno quindi iniziative che l'owner porta avanti da molto tempo e che ormai non hanno alcuna possibilità di blocco, dove sarà utile non impostare alcun check-in di monitoraggio. Al contrario, le nuove iniziative richiedono spesso dei check-in settimanali (almeno all'inizio).
La regola base da tenere in considerazione è:
più alta è la probabilità che l'iniziativa si blocchi, più alta dovrà essere la frequenza dei check-in ⌛
Il software LinkHub comunicherà l'arrivo della scadenza prestabilita e chiederà di segnare se l'iniziativa sta procedendo correttamente o se ci sono dei problemi: per comunicarlo al resto del team, l'owner dovrà solo scegliere **tra semaforo rosso o verde.
Utilizzare dei check-in esecutivi automatizzati consente quindi di segnalare eventuali problemi e abituarsi a chiedere aiuto all'interno dell'organizzazione, una delle qualità più importanti e sottovalutate per diventare ottimi esecutori.
Aggiornamenti in tempo reale sul corretto andamento delle iniziative sono un toccasana per la buona esecuzione in azienda 🧗
Il Metodo LinkHub applica il framework OKR per aiutare le aziende a gestire al meglio sia la propria strategia che l'esecuzione, sviluppando allo stesso tempo una corretta cultura basata su trasparenza, allineamento e collaborazione in azienda.
Se vuoi approfondire gli OKR puoi:
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