C'è chi li chiama 1-to-1 (per indicare che sono incontri "faccia-a-faccia" con il proprio manager), chi stand-up (soprattutto nella metodologia Agile) e chi ancora check-in settimanali.
La sostanza non cambia: chi gestisce team da remoto ha bisogno di monitorare periodicamente il flusso di lavoro e la sua esecuzione.
In particolare, ha bisogno di capire se esistono problemi esecutivi in modo da intervenire prontamente e rimuoverli, se necessario.
Generare feedback costanti all'interno di un'organizzazione è fondamentale sia per la motivazione dei dipendenti che per garantire ottime performance aziendali. E quale momento è più propizio per ricevere feedback costanti se non l'incontro "faccia a faccia" con il proprio manager? 😃
I 1-to-1 sono incontri di circa 30 minuti, fortemente operativi, che vengono svolti ogni settimana tra il manager e ogni membro del proprio team remoto. Solitamente, avvengono in video-chiamata e si articolano su 3 momenti:
- identificazione delle iniziative del team a cui il collaboratore ha preso parte durante la settimana
- identificazione degli ostacoli presenti e risoluzione dei problemi
- valutazione e feedback del collaboratore
Lo scopo è quindi quello di far progredire il flusso delle lavorazioni senza ostacoli e insieme aiutare ogni membro del team a migliorarsi. Questo tipo di incontro è più operativo che strategico: infatti, mentre il reporting di fine Sprint è il momento dedicato alla strategia, qui siamo in mezzo al campo di battaglia e bisogna combattere 🛡️ ⚔️
Ecco alcuni consigli per i manager che vogliono impostare incontri 1-to-1 efficaci con i membri del proprio team remoto 👇
1.Arrivaci preparato 📑
Il lavoro del manager in aziende distribuite richiede di tenere in testa moltissime informazioni. Seguire tutte le iniziative in corso non è semplice ma nulla è più demotivante, per un nostro collaboratore, che avere l'impressione di parlare con un manager che non lo sta capendo.
E' consigliato per il manager, prima di iniziare, di ritagliarsi 5 minuti per riguardare l'esito della settimana passata, il feedback lasciato al collaboratore e le task su cui ci si era accordati di lavorare. Essere preparati soprattutto sulle iniziative rosse (cioè quelle che avevano presentato dei blocchi in esecuzione nel precedente 1-to-1) è la chiave per non perdere la fiducia dei collaboratori e avere tutta la situazione sotto controllo.
2. Keep it simple: rosso o verde? 💚 🔴
Il segreto di un buon 1-to-1 è andare dritto al punto: il manager ha mezz'ora per risolvere più problemi possibili, deve correre.
Evita le distrazioni pur rimanendo sinceramente interessato anche ad aspetti extra-lavoro e cerca di dare una mano partendo dalle iniziative più complesse, cioè quelle che hanno già presentato dei problemi in passato.
Segna con il verde le iniziative che non hanno blocchi e stanno progredendo senza problemi mentre evidenzia con il rosso quelle che presentano ostacoli. In caso di ostacoli, decidete insieme come misurarli e assegna eventualmente task (cioè specifiche attività) per riuscirci.
Saper trovare i problemi e risolverli è fondamentale per garantire sicurezza psicologica ad ogni membro del team: deve percepire di avere sempre le spalle coperte.
3. Non esiste eccesso di positività 🚀
Mostrare apprezzamento, celebrare le vittorie, essere riconoscenti con ogni membro del proprio team è la chiave per incoraggiare tutti ad ottenere risultati eccezionali. Mostrare il lato positivo di ogni cosa alimenterà la soddisfazione e il coinvolgimento del team, sebbene il compito del manager sia anche quello di evidenziare i limiti che ognuno di loro dovrà superare.
A beneficiarne sarà l'intero team e, in generale, tutta l'organizzazione.
4. Fare le giuste domande 😉
Impostare un dialogo attraverso l'utilizzo di domande è il modo più semplice per ottenere spunti direttamente dai tuoi collaboratori e coinvolgerli pienamente nell'incontro.
La domanda è sempre una: <<ok, parliamo di questa iniziativa [...], come sta andando?>>
Secondo una recente ricerca di alcuni professori di Harvard, le domande sono il miglior mezzo di partenza per alimentare lo scambio di idee. Per fare quelle giuste è fondamentale avere una lista aggiornata delle iniziative in corso nel team e delle azioni svolte in ognuna di loro.
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5. Follow-up: riprendi da dove hai lasciato 🤠
Partire dai problemi e dalle decisioni emerse nei precedenti 1-to-1 è sempre una mossa vincente. Per questo l'incontro dovrebbe iniziare trattando tutte le iniziative che sono rosse: si tratterà di quelle dove, nella settimana precedente, erano emersi ostacoli e si erano prese decisioni rilevanti 🔴
I 1-to-1 funzionano al meglio se vengono svolti regolarmente: se il manager onora questo impegno settimanale con ogni membro del team, assicurerà costanza all'intero flusso di lavoro e feedback costanti ad ognuno di loro.
Fiducia e responsabilità sono due aspetti cruciali per i team distribuiti e in remote-working: questi incontri servono anche a questo.
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