La comunicazione è alla base di ogni azienda che funziona, sia per quelle che lavorano in remoto che per chi lavora nello stesso ufficio.
A lavoro siamo circondati da strumenti che servono per comunicare (smartphone, computer, email) ma canalizzare queste informazioni può essere complesso.
Per riuscirci, bisogna trovare il posto giusto per ogni tipologia di comunicazione, dividendo tra:
- informazioni veloci 🏃
- informazioni lente, quelle che creano una base di conoscenza comune all'impresa.
Si parla di informazioni lente in tutti quei casi in cui le persone avranno bisogno di tornare su quel documento più volte, come per esempio per quanto riguarda:
- regole aziendali 📃
- meeting report 📝
- conoscenze tecniche ⚙️
Ecco alcuni esempi 👇
INFORMAZIONI VELOCI 💬INFORMAZIONI LENTE 📝"Chi c'è oggi a pranzo?"Regole su come gestire il supporto cliente"Guarda quest'articolo, potrebbe interessarti"Procedura di assunzione"Bisogna registrare questa fattura, lo fai tu?"Appunti e decisioni prese durante un meeting"Puoi chiamare questo numero entro oggi per l'appuntamento?"Strategia di Marketing per il cliente Alfa
Le chat aziendali sono i tool perfetti per la gestione della collaborazione veloce, dove bisogna comunicare in modo efficace per mettere in pratica un'azione 💥
I due software più usati nel mondo 🌍 sono:
Ma come gestire le informazioni "lente"? 🐌
Le informazioni lente hanno una grande rilevanza in azienda e un diverso scopo rispetto a quelle veloci: creano la base della conoscenza aziendale, e per questo esistono tool di knowledge management ("gestione della conoscenza" 🧐 ).
Per proteggere e far conoscere queste informazioni, così importanti e sensibili, bisogna usare i giusti strumenti 📚
Per questo motivo startup e aziende innovative utilizzano questi software per la "gestione della conoscenza" raccogliendo in un unico luogo i documenti interni di rilievo per renderli accessibili e al sicuro 😍
❓ Perchè non usare Word? Perchè questi strumenti consentono di separare ciò che è la conoscenza-interna dell'azienda, da tutti quei centinaia di documenti quotidiani usati con l'esterno. Averli in una piattaforma apposta aiuta a organizzarli, proteggerli e condividerli sotto una diversa luce.
Data l'importanza di organizzare e condividere la conoscenza scritta, abbiamo selezionato due tool da consigliare 💡
Esempio: Assistenza Clienti 🎧
I vantaggi di organizzare le informazioni lente si toccano con mano nel lavoro di squadra. Chi lavora nel reparto di assistenza clienti, per esempio, non avrà più problemi a capire come gestire la richiesta specifica di un utente 👉 trova tutte le spiegazioni per usare i software dedicati all'interno dello spazio dedicato.
Consultando informazioni scritte-una-sola-volta, si evita di:
- interrompere i membri del team per ripetere sempre gli stessi concetti 🙋
- utilizzare regole e linee guida datate e non aggiornate 🚶
In un tempo sempre più agile e "live", scrivere la conoscenza e le proprie FAQ aziendali in un posto dinamico e strutturato dà all'azienda la possibilità di trasferire informazioni essenziali nel tempo, anche ai nuovi colleghi appena arrivati 👪
Il tempo reale grazie a strumenti come Slack o Microsoft Team è sicuramente più facile da gestire, con Slite e Coda si può superare anche il problema delle informazioni lente. Basta con tutte quelle difficoltà nel reperire informazioni rilevanti, o dover disturbare un collega per recuperarle 🛑
Incoraggiare il proprio team a proteggere e organizzare la conoscenza aziendale è ciò che manager di startup e azienda innovativa dovrebbe fare 🌍
Per cominciare non basta però trovare lo strumento online, ma bisogna aver chiari gli obiettivi e i rischi della propria Strategia di gestione della conoscenza ⛳ Le migliori aziende condividono e tracciano tutti i propri obiettivi, compresi quelli di protezione e condivisione delle informazioni essenziali ❗
Per farlo è necessario stabilire i rischi da evitare nella propria azienda, e le iniziative da mettere in atto - partendo proprio da uno dei tool citati ☝️
RiskHub grazie al famoso metodo OKR aiuta ogni azienda innovativa in questo: ad automatizzare ogni strategia e renderla efficace. Dalla misurazione degli obiettivi alla scelta delle migliori iniziative: grazie a RiskHub è semplice sfruttare i tool online per aumentare l'efficacia del proprio team ✨
Se vuoi sapere come grazie a RiskHub abbiamo organizzato la conoscenza in decine di aziende innovative, chiedilo a William 👉 http://t.me/williamzisa
Se invece vuoi migliorare la gestione della tua azienda in autonomia, prova RiskHub! 😎
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