<<Se inserisco in azienda un sistema OKR, devo scordare i KPI?>> 🙅♂️
Chi inizia ad utilizzare il framework OKR si pone spesso questa domanda, che nasce dall'errata convinzione secondo cui i Key Results (la parte numerica degli OKR) siano un’alternativa ai KPI.
Non è così.
OKR e KPI andrebbero sempre utilizzati insieme, ecco perché 👇
OKR e KPI sono due elementi distinti della Strategia: i primi definiscono gli Obiettivi da raggiungere, i secondi i singoli fattori da controllare per riuscirci 📌
Ogni team dovrebbe abituarsi a sviluppare le proprie Strategie basandosi sui dati e diventando quindi, più data-driven.
Per farlo ha bisogno di:
- capire quali sono gli indicatori numerici da monitorare
- stabilire il ruolo di ogni indicatore
Esistono due tipi di numeri utilizzati in ogni strategia:
- gli indicatori di Obiettivo 👉 pochi numeri che ci fanno capire se stiamo raggiungendo risultati effettivi, cioè se ci stiamo avvicinando ai nostri obiettivi (Key Results)
- gli indicatori di Rischio 👉 tutti gli altri numeri da guardare per capire se sta procedendo tutto per il meglio nei singoli fattori, e dove possiamo migliorare (KPI)
Gli OKR: cosa sono e a che cosa servono ✍️
L'acronimo OKR chiarisce la struttura ottimale per definire un Obiettivo.
Ogni obiettivo dovrebbe infatti essere composto da due parti:
- “O” significa Objective, una frase che spiega il concetto che si vuole raggiungere
- “KR” significa Key Result, cioè un indicatore numerico utile a misurare il nostro andamento nel tempo.
Il KR rappresenta quindi la parte numerica dell'obiettivo ed è composto da:
- un indicatore (ad esempio il numero di utenti) 🔢
- una data di scadenza (ad esempio il 31/12) 📅
- un target numerico da raggiungere (ad esempio 200) 🎯
💡 Il KR serve a misurare se siamo sulla strada giusta
Il Key Result inoltre fornisce sempre una direzione e MAI una soglia su cui valutare una persona (Prima Legge degli OKR) 🙅
La magia degli OKR inizia da qui: eliminando la paura di fissare obiettivi ambiziosi nel futuro🚀
Un altro vantaggio è quello di semplificare e focalizzare: meno sono, meglio è.
Ad ogni team bastano infatti 1 o 2 Key Results...non di più.
Quando gli OKR sono pochi, tutti sono più focalizzati su ciò che conta davvero 🎯
Meno saranno gli Obiettivi fissati e più le persone si sveglieranno la mattina consapevoli di cosa l'azienda si aspetta da loro.
I KPI: cosa sono e come usarli 📊
Se gli OKR sono pochi, le nostre strategie come possono essere data-driven?
Con i KPI 📊
I KPI sono Indicatori di Rischio, cioè numeri che guardiamo per comprendere se si stanno verificando problemi nella nostra strategia o se - come si spera - tutto sta procedendo per il meglio.
Lo sapevi che più del 90% dei numeri che stai già usando sono KPI e non andrebbero visti come obiettivi? 🤫
I KPI sono quindi tutti quei numeri utili a monitorare i vari aspetti di cui si compone la strategia.
Ogni volta che si inserisce nella propria dashboard un KPI da monitorare, tutto il team dovrebbe avere chiaro perché si sta monitorando quell'indicatore e quale soglia di allerta è stata impostata 👉 per farlo è necessario collegare il numero ad un concetto ben definito.
Il modo più semplice è definire quel concetto sotto forma di Rischio.
Un Rischio è la descrizione del motivo che ci sta spingendo a misurare un KPI, perché senza questa spiegazione il team finirà per:
- guardare troppi KPI e (in sostanza) non usarne nessuno 🤒
- creare confusione e prendere scelte sbagliate 😕
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Numero target (OKR) vs Soglia di allerta (KPI) 💣
Il trucco per un buon sistema OKR è quindi quello di avere pochi Key Results e molti KPI.
I KPI hanno il ruolo di monitorare tutti i fattori che porteranno il team al raggiungimento del proprio Obiettivo Chiave (OKR), descritto dal target di obiettivo.
I KPI formano così un sistema di allerta che tiene sotto controllo tutti i rischi 🔔
Per ricavare dai KPI il loro Rischio associato basta chiedersi: <<perché ci interessa guardare questo numero?>>.
Ogni KPI, a differenza dei KR, è composto da due soli elementi:
- un indicatore (ad esempio il numero di utenti) 🔢
- un valore soglia (ad esempio 20) 🎯
Significa che nei KPI non si trova nessuna data e il numero rappresenta una soglia di allerta 👉 se quel valore entra in allerta (rosso) si dovrà modificare la strategia.
Superare la soglia di allerta, infatti, significa che un rischio è andato fuori controllo e bisogna mitigarlo con nuove iniziative 🥊
Quanto spesso bisogna misurarli? 🕰️
Anche sulla frequenza di misurazione OKR e KPI sono diversi.
Misurare gli OKR troppo di frequente è dannoso, perché ci potrebbe spingere a cambiare strategia senza motivo e precocemente considerando erroneamente poco efficaci delle iniziative che - semplicemente - non hanno ancora avuto il tempo di mostrare i loro effetti.
Al contrario, più spesso vengono misurati i KPI e meglio è: per questo vengono monitorati in modo automatico e quotidiano per assicurarsi che nessun fattore di rischio esca mai dalla propria soglia di allerta.
Ogni Team può scegliere se misurare i propri OKR a cadenza mensile o trimestrale 🗓️
Utilizzare KPI e OKR come connettori tra team 👯
OKR e KPI insieme formano un’accoppiata fantastica.
Oltre a mantenere ben in vista tutte le priorità (con i pochi OKR) e monitorare i fattori da cui dipende l'obiettivo (con i molti KPI), danno la possibilità di collegare diversi team all'interno di un unico sistema di gestione per obiettivi.
Gli indicatori numerici, infatti, connettono più team e li aiutano ad allineare i propri obiettivi evitando incomprensioni:
- un indicatore può essere utilizzato dal Team A come Key Result (aggiungendo target e data)
- e allo stesso tempo dal Team B come KPI (aggiungendo una soglia di allerta).
Così facendo si riesce a creare un meccanismo di allineamento tra due o più team.
Un esempio è il "numero di lead creati al mese", indicatore usato spesso come Key Result per i team di Marketing mentre semplice KPI per il team di Sales, per il quale si attiva un sistema di allerta in caso di lead inferiori ad una certa soglia numerica.
Il sistema di allineamento invia un'allerta se i risultati del team di Marketing non sono sufficienti per il team di Sales e, ancora prima, se il target definito dal team di Marketing non è abbastanza ambizioso per evitare problemi commerciali.
Usando OKR e KPI insieme, in altre parole, l'organizzazione comprende e anticipa eventuali disallineamenti di strategie tra team
Ecco un altro esempio:
Se il Team di Management, per rispettare i suoi obiettivi di marginalità mensile (KR) necessita di un fatturato mensile superiore a 60.000€ (KPI), ma il Team Commerciale ha definito come proprio obiettivo un valore di fatturato pari a 50.000€ entro una certa data (KR), significa che i due team sono disallineati.
In questo caso il Sistema OKR dovrà allertarci e:
- i due Team si potranno confrontare per arrivare ad un compromesso🤝
- il compromesso comporta un ri-allineamento delle loro strategie 🚀
- tutto potrà riprendere senza ostacoli o incomprensioni ❤️
Le principali differenze tra KR e KPI 🆚
Ecco uno schema riassuntivo delle principali differenze tra KR e KPI 👇
Inserendo un sistema OKR l'organizzazione si assicura l'allineamento, la motivazione e la consapevolezza degli obiettivi così come della mission aziendale.
KR e KPI usati insieme, oltretutto, formano un sistema di allineamento asincrono che non prevede alcun meccanismo di imposizione dall'alto degli obiettivi né la necessità di contrattazioni ad ogni loro definizione.
Per questo, tutto diventa più semplice da gestire e anche più performante 🏎️
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