Il successo di una riunione in remoto, i cosiddetti remote meeting, dipende da due fattori:
- il software utilizzato
- il metodo con cui viene preparata e gestita la riunione
Con il software sbagliato le conference risultano lente e pieni di problemi...distogliendo tutti dal contenuto. Senza metodo, invece, il contenuto sarà vago, ci si perderà in lunghe chiacchiere e si finirà con un nulla di fatto (e tanto tempo perso! 🐢)
I MIGLIORI SOFTWARE PER LE RIUNIONI DA REMOTO
Vi è mai capitata per esempio un'esperienza come questa? 👇 🍿
La percentuale di remote-worker e di progetti gestiti a distanza è in costante aumento: per questo centinaia di persone provano ogni giorno per la prima volta i problemi di un remote meeting 👩💻
Essendo noi stessi in RiskHub un'azienda distribuita che lavora da remoto, abbiamo nel tempo condotto centinaia di video-chiamate e sperimentato diversi strumenti 💡
Ecco la lista dei tool che utilizziamo nei nostri meeting e suggeriamo a tutti (una buona connessione ad internet è sottintesa 😜):
- Slack: oltre ad essere il miglior alleato per la gestione delle comunicazioni interne, Slack consente anche di svolgere video chiamate in modo semplice ed efficace. Iniziando una chiamata all'interno di un canale, si potrà fare in modo che qualunque collega voglia intervenire possa farlo con un solo click del mouse - anche se non invitato in anticipo. 💬
- Whereby: se invece avete trovato un potenziale cliente su LinkedIn che lavora a centinaia di chilometri da voi, o un vostro attuale cliente ha bisogno di un veloce aiuto, Whereby è il miglior tool per svolgere una video chiamata di qualità senza dover iscriversi e direttamente da browser. La riunione inizia con una semplice condivisione di link, senza bisogno di scaricare nulla da parte dell'utente: wow! 💻
- Zoom: per chi svolge video-chiamate a scadenza costante con persone esterne o colleghi, la soluzione migliore è avere una propria stanza virtuale personale, dove accoglierli senza cambiare link ogni settimana. Zoom fornisce la possibilità di fare questo: aprite la vostra stanza e accogliete tutti attorno al tavolo 🚪
Questi 2 tool servono invece per esigenze particolari:
- Per chi ha team sparsi per il mondo 👉 World Time Buddy: questa app pone fine alla fastidiosa matematica del fuso orario. Lavorare in un team distribuito spesso significa che le persone sono sparse in diversi Paesi e World Time Buddy aiuta tutti a trovare il momento migliore per una riunione, alla faccia dei fusi orari 😝 🕥
- Per chi ha colleghi "chiacchieroni" 👉 Team Meeting Timer: spesso può succedere di dilungarsi su argomenti a basso valore. Questa app aiuta a tenere sott'occhio il tempo trascorso e capire quando bisognerebbe cambiare argomento. Basta toccare il quadrante del timer e far partire il conto alla rovescia, accordandosi tutti per interrompere la riunione quando il timer arriva allo zero ⏳
IL MIGLIOR METODO PER LE RIUNIONI
Per essere efficaci le riunioni devono essere preparate e affrontate con metodo:
- tutti devono arrivare preparati 👩🏫
- le informazioni devono essere visibili a tutti 👀
- gli obiettivi dell'incontro devono essere chiari per essere raggiunti 💎
Per preparare le riunioni ogni team dovrebbe usare RiskHub in modo da chiarire a tutti i partecipanti, all'istante, gli obiettivi, i rischi e le iniziative di cui si tratterà.
Ogni iniziativa aziendale - compresa quella su cui verterà il tuo prossimo meeting - avrà:
- un codice univoco per essere identificata da tutti
- degli obiettivi e motivazioni chiare
- le specifiche attività (task) che sono state intraprese nel passato, completate, e quelle pianificate per il futuro
- i problemi e i blocchi che l'iniziativa ha avuto nel passato e ha superato
In questo modo ad ogni riunione non ci sarà più alcun tempo perso per fare fastidiosi recap, poiché nessuno dovrà ripartire da zero e tutti avranno sotto mano le informazioni di base per immergersi da subito in discussioni strategiche 🎯
✔️ Con questo metodo noi abbiamo diminuito il tempo dei meeting e li abbiamo resi finalmente efficaci! ⛳ 🥂
Uno strategy tool come RiskHub, oltre a dare una chiara direzione alle riunioni aziendali, la può dare anche all'intera organizzazione orientandola al miglioramento continuo. Con il primo metodo Agile basato sul rischio, il focus aziendale viene posto sulle cose importanti e a maggior valore per l'azienda e gestire team numerosi da remoto diventa semplice 😍
Se vuoi capire meglio come introdurre RiskHub in azienda, contatta William qui 👉 http://t.me/williamzisa
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