Scegliere lo strumento giusto per monitorare i propri obiettivi personali e di lavoro è importante per avere successo.
Le aziende che usano gli OKR come sistema di gestione per obiettivi si dividono in 2 categorie:
- quelle che usano gli OKR tool, cioè software specifici per tenere traccia e assegnare gli OKR
- quelle che usano Excel
La scelta, al contrario di come si potrebbe pensare, non è solo dettata dalle dimensioni dell'azienda.
Come sempre, Excel è un ottimo strumento per iniziare anche se - ovviamente - pecca in scalabilità e analisi dati. Ma quali sono le grandi differenze e quale dovresti scegliere per la tua realtà?
L'importante è il metodo
Gli OKR sono uno strumento per allineare e coinvolgere team attorno ad un Obiettivo specifico, condiviso e ambizioso. Per avere successo con gli OKR è fondamentale avere il giusto sistema e processi di gestione, costruendo abitudini positive e acquisendo una mentalità orientata all'innovazione e alla gestione del rischio.
Con il giusto sistema e la corretta cultura, lo strumento passa in secondo piano 📌
Come sempre uno strumento più performante consente di efficientare il processo e sfruttare al 100% l'enorme potenzialità di un sistema di gestione OKR. Tuttavia non è lo strumento che fa la differenza tra un'azienda che migliora velocemente e una che rimane ferma perché:
- se il sistema funziona, l'azienda migliora anche senza lo strumento perfetto 💡
- se il sistema non funziona, non esiste il giusto tool 😉
Il consiglio è quindi sempre quello di creare il proprio Sistema OKR, con un solido metodo e inserendo processi standard. Una volta fatto, lo strumento può essere cambiato con un paio di click.
Quali alternative ci sono
Ovviamente quando parlo di Excel faccio riferimento a tutti i fogli di calcolo e programmi similari (Google Sheet, Notion ma anche Word).
Dall'altra parte c'è invece l'intero ecosistema degli OKR tools costellato ogni giorno da nuovi software in cloud per la gestione degli OKR che nascono nel Mondo (l'unico 100% italiano, però, rimane LinkHub 😃).
Questi forniscono - o almeno dovrebbero fornire - un'interfaccia utente intuitiva e facilitata per gestire OKR su piccola o larga scala.
I vantaggi di Excel ✅
Il primo e più grande vantaggio di Excel è che non c'è bisogno di imparare un nuovo software.
Inserire un Sistema per Obiettivi Sfidanti in azienda è già di per sé un grande cambiamento, farlo con uno strumento che tutti siamo già in grado di adoperare rende tutto più naturale.
Il secondo, ovviamente, è che Excel è gratuito e sappiamo che inserire un Sistema OKR non è costoso.
Con Excel, ogni organizzazione potrebbe inserire un intero Sistema di Gestione per Obiettivi in grado di:
- farla migliorare nel tempo alla massima velocità 🚀
- motivare tutte le sue persone 💪
- trovare soluzioni strategiche in ogni situazione 💡
senza dover tirare fuori neanche 1€, strano vero? 😲
I vantaggi di un OKR tool ✅
Se Excel ci consente di iniziare ad usare un potente strumento come gli OKR in modo totalmente gratuito, come mai il mondo degli OKR tool è in continua espansione e attrae grandi investimenti sul mercato?
Perché utilizzare un software specificatamente costruito per gestire OKR ha indubbiamente dei vantaggi:
- il sistema di gestione stabilito nel Software viene facilitato dall'esperienza utente 🌟
- i software specifici possono permettersi calcoli più complessi sui target numerici 🧮
- si possono mettere in connessione decine, centinaia o migliaia di team tra loro - interni ed esterni all'azienda 👯
C'è però una forte differenza metodologica che spesso viene sottovalutata 👉 Excel costringe l'azienda a fermarsi alla strategia, mentre un OKR tool può arrivare a gestire le task (o integrarsi al task manager già utilizzato in azienda) - connettendo così strategia ed esecuzione.
Excel è per la strategia, un OKR tool può spingersi a guidare l'esecuzione 📌
Ecco poi anche altri vantaggi di utilizzare un OKR tool 👇
1. Interfaccia grafica facilitata 🛣️
I fogli di calcolo non nascono per gestire gli OKR e l'interfaccia grafica, sebbene familiare, non guida il nostro cervello a ragionare per Obiettivi Sfidanti. Un OKR tool, al contrario, è stato costruito apposta per creare, gestire e monitorare gli Obiettivi dell'azienda e dovrebbe facilitare il compito. Purtroppo essendo un mercato nuovo e in rapida espansione, sul mercato si trovano ancora pochi prodotti con qualità soddisfacente.
2. Analisi dati avanzata 💎
In genere, quando le organizzazioni gestiscono gli OKR in fogli di calcolo, si limitano a stabilire la % di OKR raggiunta a fine periodo (pratica metodologicamente sbagliata, qui ho spiegato il perché). Ogni software è invece dotato di capacità di calcolo superiori e, soprattutto, senza dover far intervenire l'utente sui calcoli. Ciò offre l'opportunità di lavorare con molti più indicatori numerici usando anche i KPI oltre agli OKR.
3. Aggiornamento garantito🏃
Ricordarsi di aggiornare le metriche nei fogli di calcolo può essere complesso perché non sono provvisti di alert. Quando invece è il momento di analizzare i propri risultati, un OKR tool può:
- inviare notifiche sul cellulare 📳
- mandare una mail all'assegnatario 📨
- inviare ai responsabili una notifica di mancato allineamento ⏰
Questo consente di essere tranquilli sull'aggiornamento continuo del Sistema e avere sempre una panoramica aggiornata di come ogni team sta procedendo.
4. Aumentare il coinvolgimento grazie all'esperienza utente 🎲
I software di oggi sono costruiti sull'esperienza utente che viene analizzata con indicatori numerici e migliorata costantemente. Un OKR tool migliora l'esperienza utente nel tempo, Excel no. Una migliore esperienza utente significa:
- feedback migliori e più tempestivi 🛎️
- coinvolgimento e collaborazione migliore tra le persone 👩❤️👨
- obiettivi raggiunti più facilmente 🎯
Grazie all'esperienza utente si può eliminare il fastidioso problema del "Set & Forget", cioè dell'assegnarsi OKR ad inizio trimetre ma dimenticarsi di guardarli fino al successivo periodo di reporting.
5. Velocità di reporting 🤸
Un problema comune con i fogli di calcolo è la lentezza nel momento di reporting, che viene spesso gestita a cascata. Un OKR tool può invece permettersi un meccanismo di allineamento asincrono che consente di non avere rallentamenti in fase di reporting, grazie ai meccanismi di connessione tra diversi team.
Se hai provato un OKR tool ma nessuno ha soddisfatto le tue esigenze, scrivimi il perché su LinkedIn: stiamo facendo una ricerca in collaborazione con l'Associazione Italiana OKR.
Sei invece sei nuovo nel mondo OKR e vuoi saperne qualcosa in più, ecco il mio corso gratuito su Udemy 👉 "Corso COMPLETO per utilizzare gli OKR"📽️ 🍿
